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對(duì)于許多人來(lái)說(shuō)，年會(huì)是關(guān)于抽大獎(jiǎng)、吃大餐和看大戲的場(chǎng)面；然而，對(duì)另一些人來(lái)說(shuō)，這是一場(chǎng)斗爭(zhēng)：找到一個(gè)地方，設(shè)定一個(gè)主題，挑出各個(gè)方面的細(xì)節(jié)，都是幾個(gè)月的加班。

組織過(guò)年會(huì)的人應(yīng)該深有體會(huì)，每年年會(huì)前都會(huì)打印幾張A3紙，作為最終的流程圖和注意事項(xiàng)。這很難，只有真正經(jīng)歷過(guò)的人才知道。

現(xiàn)在，作為深圳一家專(zhuān)業(yè)的年會(huì)策劃公司，瀚宇公關(guān)將要根據(jù)多年來(lái)規(guī)劃和組織年會(huì)的經(jīng)驗(yàn)，談?wù)勔?guī)劃年會(huì)的詳細(xì)過(guò)程。

步驟1：確定年度會(huì)議的主題或基調(diào)

雖然年會(huì)豐儉由人，但對(duì)于任何老板來(lái)說(shuō)，這都不是一筆小開(kāi)支。因此，作為年會(huì)的主要組織者和策劃人，要讓老板覺(jué)得錢(qián)是值得的，首先確定老板的想法和他想做的事情是非常重要的。

一般來(lái)說(shuō)，他們不能給出任何具體的想法。它們都是零散的描述。把它們寫(xiě)下來(lái)。然后，根據(jù)你對(duì)老板的理解，大致梳理出年會(huì)策劃的主題、基調(diào)和大方向。最后，在與老板反復(fù)溝通、修改和確認(rèn)后，確定大方向。

步驟2：根據(jù)年會(huì)的主題或基調(diào)，規(guī)劃年會(huì)當(dāng)天的安排和流程

在確定了年會(huì)的主基調(diào)和一些領(lǐng)導(dǎo)希望看到的事情之后，下一步是結(jié)合對(duì)公司過(guò)去一年業(yè)務(wù)發(fā)展和未來(lái)戰(zhàn)略方向的理解，具體寫(xiě)下年會(huì)當(dāng)天的初步流程，例如：

13： 30-17:00：全體員工業(yè)務(wù)總結(jié)會(huì)議和優(yōu)秀員工表彰

17： 00-17:30：休息

17： 30-18:00：晚餐

18： 00-18:30：優(yōu)秀員工紅毯秀

18： 30-21:30：年度會(huì)議計(jì)劃&晚餐&抽獎(jiǎng)

然后，根據(jù)這個(gè)時(shí)間表，將進(jìn)一步細(xì)化如何做每個(gè)環(huán)節(jié)以及如何創(chuàng)新。例如，在年度會(huì)議節(jié)目上，應(yīng)該如何找到合適的人來(lái)定制相關(guān)節(jié)目，以呼應(yīng)年度會(huì)議的主題和基調(diào)？如何通過(guò)舞臺(tái)上的互動(dòng)達(dá)到更好的效果等等，都是可以產(chǎn)生無(wú)數(shù)想法的地方。

在確保每個(gè)環(huán)節(jié)至少有一兩個(gè)主要亮點(diǎn)后，逐步完善和補(bǔ)充每個(gè)環(huán)節(jié)的所有內(nèi)容。

步驟3：根據(jù)年會(huì)當(dāng)天的流程和安排，倒推年會(huì)開(kāi)始前的籌備工作

在確認(rèn)了年會(huì)當(dāng)天的所有一般環(huán)節(jié)后，如哪些公司領(lǐng)導(dǎo)受邀在業(yè)務(wù)總結(jié)會(huì)上演講，每個(gè)人的演講將持續(xù)多久，以及晚宴計(jì)劃安排多少節(jié)目，將根據(jù)這些環(huán)節(jié)介紹之前籌備工作的流程和進(jìn)展：

領(lǐng)導(dǎo)人需要先提交演講大綱。大綱定稿后，應(yīng)提前準(zhǔn)備PPT。PPT完成后，需要進(jìn)行美化；

作為晚宴節(jié)目的另一個(gè)重要組成部分，需要提前發(fā)出通知，在整個(gè)公司范圍內(nèi)進(jìn)行主持人和節(jié)目的試鏡等一系列工作；

在獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀員工的過(guò)程中，績(jī)效部門(mén)也應(yīng)提前聯(lián)系起來(lái)。何時(shí)應(yīng)評(píng)估相關(guān)評(píng)估活動(dòng)列表。

對(duì)于這類(lèi)工作，我們需要在年會(huì)當(dāng)天將整個(gè)過(guò)程顛倒過(guò)來(lái)，以確定需要準(zhǔn)備的內(nèi)容，并在年會(huì)之前形成籌備工作的具體流程和時(shí)間表。

最后，將年會(huì)前的準(zhǔn)備工作和年會(huì)當(dāng)天的具體流程結(jié)合起來(lái)，形成更完整的年會(huì)規(guī)劃和組織計(jì)劃。